অনলাইন শপের স্টকের হিসাব রাখার নিয়ম
ফেসবুক শপে স্টক যতবার ফুরায়, তার চেয়ে বেশিবার ফুরায় কী আছে সেই হিসাব। একই কুর্তি কমেন্টে কাউকে কথা দেওয়া হয়, ইনবক্সে বিক্রি হয়, মেলায় হাতে তুলে দেওয়া হয়, আর যে কাস্টমার অ্যাডভান্স দিয়েছেন তিনি শোনেন জিনিসটা আর নেই। এখানে আছে স্টকের হিসাব রাখার একটা সহজ পদ্ধতি, যা একাধিক জায়গায় বিক্রি করলেও ঠিক থাকে, হিসাব কাগজে রাখুন, স্প্রেডশিটে রাখুন বা অ্যাপে।
হিসাব কেন গোলমাল হয়
বেশিরভাগ ভুল আসে তিন জায়গা থেকে। এক জায়গায় বিক্রি হয়, অথচ অন্য জায়গার হিসাব থেকে কেউ সেটা বাদ দেন না। মোট সংখ্যা ঠিক দেখায়, অথচ একটা সাইজ শেষ: চল্লিশটা XL আর একটাও M না থাকলেও খাতায় চল্লিশটা কুর্তি। আর বিক্রি ছাড়াও স্টক কমে, যেমন দাগ লাগা পিস, উপহার বা ফটোশুটের স্যাম্পল, আর সেগুলো কেউ লেখেন না।
প্রতিটা সাইজ আর রং আলাদা করে গুনুন
কাস্টমার চান নীলটা, M সাইজে, তাই ফুরায়ও সেটাই। হিসাবে প্রতিটা সাইজ আর রংকে আলাদা লাইন দিন, সঙ্গে একটা ছোট কোড, যেমন KRT-BLU-M। কোডটা প্যাকেট বা তাকের লেবেলে লিখে রাখলে গোনা দ্রুত হয়।
অর্ডার কনফার্ম হলেই স্টক থেকে বাদ দিন
অর্ডার কনফার্ম হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে পিসটা হিসাব থেকে বাদ দিন, পার্সেল পাঠানোর সময় নয়; এর মাঝে একই পিস আরেকজনকে কথা দেওয়া হয়ে যেতে পারে। অর্ডার বাতিল হলে আবার যোগ করুন। পার্সেল ফেরত এলে খুলে দেখুন, আবার বিক্রি করা যাবে নিশ্চিত হলে তবেই যোগ করুন।
প্রতিটা বদল কারণসহ লিখুন
স্টকের খাতায় কয়েকটা কলামই যথেষ্ট: তারিখ, প্রোডাক্টের কোড, কয়টা এলো, কয়টা গেল, কেন, আর কয়টা বাকি। যে কারণগুলো আলাদা রাখা দরকার: কেনা, বিক্রি, ফেরত, নষ্ট বা হারানো, উপহার, আর গোনার পরে ঠিক করা।
কারণটাই হিসাবকে কাজের করে তোলে। এক মাস ধরে শুধু “৩টা কম” লিখলে কিছুই বোঝা যায় না; “বৃষ্টিতে ২টা নষ্ট, ১টা স্যাম্পল দেওয়া” লিখলে বোঝা যায় প্যাকিং বদলাতে হবে আর দামিগুলো স্যাম্পল দেওয়া বন্ধ করতে হবে।
নিয়মিত তাক গুনুন
যেগুলো দ্রুত বিক্রি হয় সেগুলো প্রতি সপ্তাহে, আর সবকিছু মাসে একবার গুনুন, তারপর খাতার সঙ্গে মেলান। গরমিল মানে এমন বিক্রি যা লেখা হয়নি, কোনো পিস নষ্ট হয়েছে, বা কোনো পিস হারিয়েছে। খাতা তাকের সংখ্যায় ঠিক করুন, আর কারণ জানা থাকলে লিখে রাখুন।
কখন আবার কিনবেন
যা বাকি আছে তা যখন শুধু সাপ্লায়ারের মাল পৌঁছাতে যে কয়দিন লাগে সেটুকু চলবে, সঙ্গে কয়েকটা বাড়তি, তখনই আবার অর্ডার দিন। কোনো সাইজ দিনে ৩টা বিক্রি হলে আর সাপ্লায়ারের ৫ দিন লাগলে, ১৫টা বাকি থাকতেই অর্ডার দিন, আর ঈদের আগে আরও কয়েকটা বেশি রাখুন। হিসাবটা প্রতিটা সাইজের জন্য করুন, পুরো প্রোডাক্টের জন্য নয়।
অর্ডার দেওয়ার আগে দেখে নিন কী আগে থেকেই আসার পথে আছে। প্রথম চালান পৌঁছায়নি বলে একই কুর্তি দুবার অর্ডার দেওয়া সহজ ভুল, আর দামি ভুল।
প্রতিটা চালানের আসল খরচ লিখে রাখুন
কেনা দাম এক চালান থেকে আরেক চালানে বদলায়, আর মাল ঘরে আনার খরচ, ভ্যান, কুলি বা কুরিয়ার, সেটাও এর অংশ। ৳৬০০ দিয়ে কেনা কুর্তিতে প্রতি পিসে ৳৫০ পরিবহন খরচ পড়লে তার আসল দাম ৳৬৫০, আর ৳৬০০ ধরে যে লাভ হিসাব করা হয়, সেই লাভ দোকান কখনো পায় না। প্রতিটা চালানের সঙ্গে কেনা দাম আর পরিবহন খরচ লিখে রাখুন।
বাকিতে কিনলে, যা এলো আর যা দিলেন, দুটোই সেদিনই লিখুন। সাপ্লায়ারের কাছে দেনা হলো যা এসে রয়ে গেছে তার দাম, তার থেকে যা দিয়েছেন বাদ দিয়ে।
খাতা, স্প্রেডশিট, নাকি অ্যাপ
যে শপে বিশটার মতো প্রোডাক্ট আর বিক্রি এক জায়গায়, তার জন্য খাতাই চলে। স্প্রেডশিটে আরও বেশি রাখা যায়, কিন্তু বিক্রি হলে সেটা নিজে থেকে কমে না, তাই শেষবার যিনি আপডেট করতে মনে রেখেছিলেন, হিসাব ততটুকুই ঠিক। ইনবক্সে, ওয়েবসাইটে আর কাউন্টারে বা মেলায় একসঙ্গে বিক্রি করলে যেকোনো জায়গায় বিক্রি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে হিসাব নিজে থেকে বদলাতে হবে, নইলে তিনটা হিসাব তিন রকম কথা বলবে।
Sells Pilot এই হিসাবটা আপনার হয়ে রাখে। প্রতিটা সাইজের আলাদা গোনা থাকে, আর Messenger, Instagram, আপনার দোকানের ওয়েবসাইট বা কাউন্টারে যেখানেই বিক্রি হোক, একই তাক থেকে বাদ যায়, তাই সদ্য বিক্রি হওয়া পিস আর কাউকে অফার করা হয় না। ফেরত, নষ্ট আর গুনে ঠিক করা সংখ্যা কারণসহ লেখা থাকে, কোনো সাইজ কমে এলে আপনাকে জানানো হয়, আর রিঅর্ডার পেজে দেখা যায় কী প্রায় শেষ, কে সেটার জন্য অপেক্ষা করছেন আর কত দ্রুত বিক্রি হচ্ছে।