ছোট অনলাইন শপের ইনভেন্টরি কন্ট্রোলের পদ্ধতি, উদাহরণসহ
ইনভেন্টরি কন্ট্রোল মানে ঠিক করা কী রাখবেন, কতটা রাখবেন আর কখন আবার কিনবেন, যাতে টাকা তাকে আটকে না থাকে আর কাস্টমারকে “স্টক শেষ” শুনতে না হয়। বইয়ে অনেক পদ্ধতির কথা আছে; ছোট একটা ফেসবুক শপের জন্য তার ছয়টা কাজের। এখানে প্রতিটা সহজ ভাষায়, টাকার একটা উদাহরণসহ।
ইনভেন্টরি কন্ট্রোল কীসের জন্য
ছোট শপের জন্য এর উদ্দেশ্য মূলত চারটা: যা বিক্রি হয় তা কখনো শেষ হতে না দেওয়া, তার মধ্যেই তাকে যতটা কম সম্ভব টাকা আটকে রাখা, নষ্ট হওয়া, মেয়াদ পেরোনো বা চুরিতে কিছু না হারানো, আর যেকোনো মুহূর্তে জানা কী আছে।
এর কাজগুলো সেখানে পৌঁছানোর ধাপ: প্রতিটা চালান আর প্রতিটা বিক্রি লিখে রাখা, কোন প্রোডাক্ট কতটা রাখবেন ঠিক করা, কখন আর কতটা আবার কিনবেন ঠিক করা, খাতার সঙ্গে তাক মিলিয়ে দেখা, আর যা বিক্রি হচ্ছে না তা বের করে দেওয়া। নিচের ছয়টা পদ্ধতি এই কাজগুলোর হাতিয়ার।
১. ABC বিশ্লেষণ: কোন প্রোডাক্ট আসলে জরুরি
গত তিন মাসে কোন প্রোডাক্ট কত টাকা এনেছে, সেই অনুযায়ী সাজান। ওপরের যে অল্প কয়েকটা থেকে বেশিরভাগ বিক্রি আসে সেগুলো A, পরের দলটা B, আর বাকি লম্বা তালিকাটা C। আপনার ৬০টা প্রোডাক্টের ৮টা যদি ৳৪,০০,০০০ বিক্রির মধ্যে ৳৩,০০,০০০ এনে থাকে, ওই ৮টাই আপনার A তালিকা।
A প্রোডাক্ট প্রতিদিন দেখুন আর কখনো শেষ হতে দেবেন না, B প্রতি সপ্তাহে দেখুন, আর C বিক্রি হওয়ার পরেই কিনুন।
২. রিঅর্ডার পয়েন্ট: কখন আবার কিনবেন
রিঅর্ডার পয়েন্ট = দিনে যা বিক্রি হয় × সাপ্লায়ারের মাল পৌঁছাতে যত দিন লাগে। কোনো সাইজ দিনে ৪টা বিক্রি হলে আর সাপ্লায়ারের ৬ দিন লাগলে রিঅর্ডার পয়েন্ট ২৪: ২৪টা বাকি থাকতেই আবার অর্ডার দিন।
৩. সেফটি স্টক: খারাপ সপ্তাহের জন্য বাড়তি
বিক্রি হঠাৎ বাড়ে, সাপ্লায়ারও দেরি করে। এর জন্য যে বাড়তি মাল রাখেন, সেটাই সেফটি স্টক। সহজ হিসাব: সবচেয়ে ভালো দিনের বিক্রি থেকে সাধারণ দিনের বিক্রি বাদ দিয়ে সাপ্লায়ারের দিন দিয়ে গুণ। ওই সাইজ সাধারণত দিনে ৪টা বিক্রি হয় কিন্তু সবচেয়ে ভালো দিনে ৭টা হয়েছিল, তাহলে সেফটি স্টক (৭ − ৪) × ৬ = ১৮, আর রিঅর্ডার পয়েন্ট দাঁড়ায় ২৪ + ১৮ = ৪২।
সেফটি স্টক রাখুন A প্রোডাক্টের জন্য। C প্রোডাক্ট মাঝে মাঝে শেষ হয়ে গেলে যে ক্ষতি, বাড়তি মালে আটকে থাকা টাকার চেয়ে তা কম।
৪. আগে এলে আগে বিক্রি (FIFO)
সবচেয়ে পুরোনো মাল আগে বিক্রি করুন: নতুন চালান তাকে রাখুন পুরোনোটার পেছনে। কসমেটিকস, খাবার আর মেয়াদ আছে এমন সবকিছুর জন্য এটা না করলেই নয়; পোশাকের বেলায় এতে গত সিজনের রং এমন মালে পরিণত হয় না যা কেউ চায় না।
৫. ইকোনমিক অর্ডার কোয়ান্টিটি: একবারে কতটা কিনবেন
যতবার কেনেন, ততবার খরচ: পাইকারি বাজারে যাওয়া, ভ্যান, আপনার পুরো দিন। আবার একসঙ্গে অনেক কিনলে টাকা আর তাকের জায়গা আটকে যায়। ইকোনমিক অর্ডার কোয়ান্টিটি এই দুটোর মাঝে ভারসাম্য খোঁজে: EOQ = √(২ × বছরে বিক্রি হওয়া পিস × একবার কেনার খরচ ÷ এক পিস এক বছর রাখার খরচ)।
ধরুন একটা টি-শার্ট বছরে ১,২০০টা বিক্রি হয়, প্রতিবার কিনতে সব মিলিয়ে ৳৬০০ খরচ, আর এক পিস এক বছর রাখতে জায়গা, নষ্ট হওয়া আর আটকে থাকা টাকা মিলিয়ে ৳২০ খরচ। EOQ = √(২ × ১,২০০ × ৬০০ ÷ ২০) = √৭২,০০০, প্রায় ২৬৮। তাই একবারে ২৭০টার মতো, বছরে চার-পাঁচবার কেনাই স্টক রাখার সবচেয়ে কম খরচের উপায়।
উত্তরটাকে নিয়ম নয়, দিকনির্দেশ ধরুন: সাপ্লায়ারের ন্যূনতম অর্ডার বা ঈদের আগের ভিড় সূত্রের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
৬. প্রি-অর্ডার আর অর্ডারে বানানো
দামি, ভারী বা বিক্রি নিয়ে অনিশ্চিত প্রোডাক্টের বেলায় আগে অর্ডার নিন, পরে কিনুন। পোস্টে পরিষ্কার লিখুন এটা প্রি-অর্ডার আর কবে আসবে, আর অ্যাডভান্স নিন, যাতে কেউ মত বদলালে মালটা আপনার ঘাড়ে না পড়ে।
পারপেচুয়াল নাকি পিরিয়ডিক: গোনা রাখবেন কীভাবে
পিরিয়ডিক পদ্ধতিতে প্রতি সপ্তাহে বা মাসে তাক গোনা হয়, আর পার্থক্য থেকে বের করা হয় কী বিক্রি হলো। পারপেচুয়াল পদ্ধতিতে প্রতিটা বিক্রি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে গোনা থেকে বাদ যায়, তাই যেকোনো মুহূর্তে সংখ্যাটা ঠিক থাকে। একাধিক জায়গায় বিক্রি করা শপের দরকার পারপেচুয়াল পদ্ধতি, সঙ্গে নিয়মিত গোনা, যাতে খাতায় যা বাদ পড়েছে তা ধরা পড়ে।
Sells Pilot প্রতিটা সাইজের পারপেচুয়াল গোনা রাখে, তাই Messenger, Instagram, আপনার দোকানের ওয়েবসাইট বা কাউন্টারে বিক্রি হলেই সঙ্গে সঙ্গে বাদ যায়। এটা প্রতিটা চালানের কেনা দাম লিখে রাখে, কোনো সাইজ তার লো-স্টক সীমায় নামলে আপনাকে জানায়, আর রিঅর্ডার পেজে দেখায় কী প্রায় শেষ আর কত দ্রুত বিক্রি হচ্ছে।